Proceso de
Administración del Proyectos.
Según
Baker, (1999), la administración de proyectos es el proceso de combinar
sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas
establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.
Esta actividad
corresponde a la descripción y organización del trabajo de un proyecto, esto
con el fin de garantizar que las actividades se ejecuten de acuerdo al tiempo
establecido y dentro de un presupuesto asignado, cumpliendo con las
especificaciones para el desarrollo de un producto de final de alta calidad.
¿Por
qué es vital la administración de proyectos?
El
uso de técnicas de administración de proyectos puede parecer una carga
adicional, sin embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo.
Un
proyecto es
una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo,
los recursos y los resultados deseados.
Los grupos de
procesos y sus procesos que los componen se definen como herramientas que
permiten obtener los resultados esperados de los objetivos que se plantean en
un proyecto y estos se describen en 5 grupos de procesos interés para la
dirección de proyectos los cuales son:
Planeación.
Según
Chávez M (2009), se realiza con el fin de prever los
problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en el momento
adecuado. (Esquematización del trabajo).
Planear
implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones,
y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.
La
planeación requiere definir los objetivos o metas de la organización,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una
jerarquía completa de planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de
los fines (¿qué hay que hacer?).
La
planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los
resultados que pretende alcanzar el grupo social.
Determinan
planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la
empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.
La
necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un
medio que constantemente está experimentando, cambios tecnológicos, económicos,
políticos, sociales, culturales.
Consiste
en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los
principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo, y la determinación de tiempos.
Para
realizar la planeación de un proyecto se deben seguir los siguientes pasos:
- Perfeccionamiento
del alcance del proyecto.
- Listado
de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto.
- Secuencia
de actividades.
- Desarrollo
de un calendario y presupuesto.
- Conseguir que el plan
sea aprobado por los terceros apropiados.
Ejemplo de
Elaboración del Plan del Proyecto.
Organización.
Según
Chávez M (2009), de acuerdo a la industria donde se realice el
proyecto, la planificación podrá tomar diferentes matices. Los proyectos para
el desarrollo de software son bastante particulares, tan es así, que surgieron
metodologías propias para los mismos. Algunos aspectos de las metodologías
ágiles pueden ser utilizados en cualquier otro proyecto.
El
grupo de procesos correspondiente es que determina como se van a alcanzar los
objetivos del proyecto, en otras palabras responde a un plan con componentes,
paquetes de trabajo y actividades.
La
planificación se concentra en delimitar los bordes del proyecto para crear una
lista priorizada de entregables que serán liberados en fases de tipo iterativa.
Planes comprensivos, realistas y bien comunicados son imprescindibles en todos
los proyectos, aún con cortos ciclos de vida.
Son
estructuras sociales diseñadas para lograr metas o leyes por medio de los
organismos de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas
por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas.
Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las
organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, a
su vez de otras disciplinas como la Sociología, la Economía y la Psicología.
Ejemplo de Organización.
Supervisión.
Según
Baker, (1999), es la etapa del desarrollo del trabajo, esta etapa es
responsabilidad del contratista con supervisión del cliente, durante la
ejecución del proyecto se debe poner énfasis en la comunicación, para tomar
decisiones lo más rápido posible en caso de que surjan problemas.
También
se dice que son los procesos en donde se da la interacción de recursos para
alcanzar los objetivos, es donde se pasa del plan a los hechos.
Pasos que se deben realizar durante la
supervisión de un proyecto.
Control.
Según Figuerola N (2006), el concepto
de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional
para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
En
este grupo de procesos se realizan revisiones periódicas para identificar
posibles cambios entre lo planeado y lo ejecutado con el fin de ejecutar las
medidas correctivas a las variaciones.
El control es una etapa primordial en la
administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una
estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no
podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo
que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Por
ello se debe contralar:
- Vigilar
las desviaciones del plan.
- Emprender
acciones correctivas.
- Recibir
y evaluar cambios en los proyectos solicitados
- Cambiar
los calendarios del proyecto
- Adaptar
los niveles de recursos
- Cambiar
el alcance del proyecto
- Regresar
a la etapa de planeación para hacer ajustes.
- Monitoreo
y reporte de variaciones.
- Control
de los cambios de alcance.
- Control
de cambios en el programa.
- Control
d cambios en el costo.
- Control
a la calidad.
- Respuesta al riesgo.
Para realizar un buen
control del Proyecto realizamos estos pasos básicos que se muestran en la
imagen.
Evaluación.
Según Figuerola N (2006), es un proceso por el cual se determina el
establecimiento de cambios generados por un proyecto a partir de la comparación
entre el estado actual y el estado previsto en su planificación. Es decir, se
intenta conocer qué tanto un proyecto ha logrado cumplir sus objetivos o bien
qué tanta capacidad poseería para cumplirlos.
Las evaluaciones
de costos y tiempos en un proyecto constituyen la parte más difícil en la
planificación, y es más un arte que una ciencia. Cuanto más largo en recursos,
tiempo, costos o complejidad son los proyectos mucho más complicados resultará
la realización de las estimaciones.
Esta etapa es una de
las principales en marcar diferencia entre las labores operativas de la
institución y proyectos porque es aquí donde se formalizan la aceptación de los
productos que pueden ser la incorporación de una nueva tecnología o la apertura
de un nuevo servicio.
Pasos para realizar
la evaluación de proyectos exitosamente.
Participantes:
Bastidas, Wilmer
Canelones, Roberto
Valecillos, Elbimar
